Como organizar mi empresa desde cero
En ocasiones, resulta complicado idear una forma de organizar el trabajo. Esto ocurre muchas veces sobre todo en las empresas de servicios. Es difícil cuantificar, ver la forma de mejorar en rendimiento y organizar los trabajos. Pero no te preocupes, si ese es tu caso te ayudaremos a marcar una línea más clara de organización en tu negocio.
COMO EMPEZAR A ORGANIZAR MI EMPRESA
En primer lugar, deberemos pensar cuál es la misión, la visión y los valores que diferencian a tu empresa, para poder transmitirlo a tus empleados y ir todos a una. Muchas veces, este paso no se valora, y es muy importante para que la gente se sienta identificada con tu empresa.
Qué incluiremos en esta primera parte? Incluiremos el porque se fundó la empresa, con qué objetivo y cuál es el objetivo al que quiere llegar. Por ejemplo, si eres una empresa de fisioterapia, la empresa surge para ayudar a la gente y solucionarles los problemas físicos que puedan tener antes de que se conviertan en un mayor problema. Qué caracteriza a tu empresa? Puede ser por ejemplo un mejor trato al cliente, un precio más económico para todos los públicos, etc.
Una vez tengamos esta parte clara, empezaremos a analizar cada posición que hay dentro de la empresa, y cada función que tiene esta posición. Por ejemplo, una asesoría tendrá varias áreas o departamentos. Una de estas sería el área de laboral, la cual se encarga de una serie de funciones como serían jubilaciones, nóminas, redacción de contratos, altas y bajas de empleados, etc. En este caso, deberemos sacar un listado lo más completo posible para poder organizar la empresa de servicios.
Finalmente, una vez ya hemos sacado la misión y valores de la empresa, la hemos dividido en áreas o departamentos, y tenemos las funciones de cada departamento, toca el turno de ver cómo actuarán estos departamentos entre sí. Este es el punto donde hay que ver exactamente que partes intervienen en cada proyecto. Podemos pensar, por ejemplo, que tenemos 4 áreas en la empresa. Un área comercial, un área administrativa, un área de prestación de servicios y un área de mantenimiento de las instalaciones.
En este caso, el área de mantenimiento solo se preocuparía de mantener correctamente las instalaciones, por lo que no interviene en ningún proceso de realización de proyectos, por ello, la dejamos al margen. Hay que pensar cómo podemos ordenar las siguientes 3 áreas. Para ello preparamos un procedimiento de actuación, Por ejemplo:
PROCEDIMIENTO DE ACTUACIÓN
1- El comercial convence al cliente de la venta de nuestro servicio.
2- El comercial informa al prestador del servicio de las necesidades del cliente y el pacto.
3- El comercial informa al área de administración para que emitan la factura del servicio.
4- Cuando abona la factura, el área de administración avisa al prestador del servicio para que inicie los trabajos.
5- El prestador avisa al área comercial de la finalización de los trabajos para que consulte al cliente cómo ha sido su experiencia y si habría que mejorar algún punto.
EN RESUMEN
Puntos para organizar mi empresa de servicios:
- DEFINIR LA MISIÓN, VISIÓN Y VALORES DE LA EMPRESA
- DEFINIR LAS ÁREAS CON LAS QUE CUENTA LA EMPRESA
- ESTUDIAR CUALES SON LAS FUNCIONES DE CADA UNA DE LAS ÁREAS
- CREAR PROCEDIMIENTOS DE ACTUACIÓN ENTRE CADA ÁREA
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